[ Pobierz całość w formacie PDF ]
techniczną oraz wsparciem technicznym, serwisem i wdrożeniem.
8.2. PODSTAWOWE WYMAGANIA
STAWIANE NARZDZIOM DO ZARZDZANIA PROJEKTEM
Wiele funkcji związanych z zarządzaniem projektem można zrealizować wykorzystując proste programy biuro-
we, np. edytor tekstów lub arkusz kalkulacyjny, albo też poprzez najnowsze propozycje firm produkujących spe-
cjalistyczne oprogramowanie. Poniżej zamieszczona została lista podstawowych wymagań stawianych narzę-
dziom do zarzÄ…dzania projektem.
8.2.1. Narzędzie do sporządzania planu projektu i układania harmonogramów
Jak wcześniej wspomniano, istnieje cały szereg narzędzi wspomagających zarządzanie projektem. Większość
z nich wspiera planowanie projektu i układanie harmonogramów. Dobre narzędzie musi spełniać poniższe pod-
stawowe wymagania:
" możliwość wprowadzania nazw zadań i ich opisów narzędzie powinno przewidywać przynajmniej
dwa poziomy zadań, aby umożliwić podsumowanie realizacji planu (najwyższym poziomem może być
uzyskać aprobatę , a szczegółowymi czynnościami mogą być zadania, takie jak opracować wersję
wstępną , rozpowszechnić wersję wstępną , zbieranie recenzji , itp.),
" możliwość kreowania zależności pomiędzy zadaniami do zależności zaliczają się zakończenie-rozpo-
częcie (zadanie A musi się zakończyć przed rozpoczęciem zadania B) oraz zakończenie-zakończenie
(zadanie A nie może się zakończyć dopóki nie zostało zakończone zadanie B). Program musi umoż-
liwiać wprowadzanie wielokrotnych zależności. Dobry program będzie także uwzględniał opóznienia
pomiędzy zadaniami oraz inne rodzaje zależności,
" określanie czasu trwania zadań projektu,
" określanie terminów rozpoczęcia oraz zakończenia zadań każdy projekt realizowany jest w pewnych
ograniczeniach czasowych (ta funkcja umożliwia zapisywanie tych ograniczeń),
" określanie kamieni milowych kamień milowy to wykonanie zadania o większym znaczeniu w to-
ku realizacji projektu i odnosi siÄ™ do czegoÅ› znaczÄ…cego, np. zakup terenu pod parking wielopoziomo-
wy lub zakończenie prac nad projektem architektonicznym ( kamieniom milowym nie są przypisywa-
ne odrębne środki ani terminy),
" przydział środków do realizacji zadań narzędzie powinno pozwalać zarówno na przydzielenie okre-
ślonego zasobu do każdego zadania, jak i sprawdzenie wysiłku włożonego w jego realizację,
" wskazanie stanu wykorzystania środków i zasobów narzędzie powinno zawierać analizę ilustrującą
stopień wykorzystania danego środka i zasobów, eksponując wszelkie zasoby i środki, których wyko-
rzystanie przekracza 80%,
Z A R Z D Z A N I E P R O J E K T E M 47
" wyjściowy harmonogram projektu to harmonogram w wersji przyjętej przez kierownictwo na po-
czątku projektu, nie zmienia się w trakcie realizacji projektu (harmonogram wyjściowy stanowi dla
kierownika projektu punkt odniesienia, w miarÄ™ aktualizacji harmonogramu odzwierciedlajÄ…cego rze-
czywiste doświadczenia i modyfi kacje wprowadzane do projektu),
" określenie ścieżki krytycznej to wszystkie czynności, które muszą zostać ukończone w przewidzia-
nych ramach czasowych, jeżeli projekt ma się zakończyć w terminie (zrozumienie ścieżki krytycznej
jest konieczne do udanego zarzÄ…dzania projektem, np. zmiany wprowadzone w trakcie realizacji pro-
jektu wywrą na niego znacznie większy wpływ, jeżeli dotyczą zadań znajdujących się na ścieżce kry-
tycznej projektu),
" miejsce na odnotowywanie postępów w realizacji zadań w miarę finalizacji kolejnych zadań narzę-
dzie powinno umożliwiać wprowadzanie terminów ich ukończenia oraz pozwalać na zaznaczanie po-
stępów w realizacji zadania, np. ukończone w 60% lub 2 dni do zakończenia ,
" automatyczne modyfi kowanie harmonogramu projektu uwzględniające postępy prac,
" program powinien dawać możliwość podglądu planu projektu z kilku perspektyw, np. diagramy Gant-
ta, pokazujące zarówno szczegóły, jak i podsumowania całego projektu oraz w obrębie danych okre-
sów czasu (skala czasu powinna dać się zdefiniować przez użytkownika, np. na dni, tygodnie i miesią-
ce oraz powinny być także dostępne diagramy ilustrujące współzależności pomiędzy zadaniami oraz
listy zadań w podziale na środki/zasoby),
" program powinien zawierać funkcje ułatwiające zarządzanie zmianą, dzięki czemu kierownik projektu
będzie w stanie przewidzieć wpływ sprzeczności i propozycji zmian na plan projektu.
8.2.2. Zarządzanie sprzecznościami
Zarządzanie sprzecznościami wspomagane jest mniejszą liczbą narzędzi i są one albo bardzo proste (mają cha-
rakter zmodyfikowanej listy) lub są to złożone aplikacje zintegrowane z narzędziami wspomagającymi planowa-
nie projektu. Podstawowymi elementami niezbędnymi do zarządzania sprzecznościami są:
" zapewnienie informacji dotyczących sprzeczności w układzie:
data identyfikacji,
status sprzeczności,
opis sprzeczności i kluczowy wpływ,
priorytet (wraz ze wskaznikami pilności i ważności),
osoba odpowiedzialna,
termin rozwiązania sprzeczności,
działania podjęte i zaplanowane,
" okres trwania sprzeczności w miarę upływu czasu sprzeczności o niskim stopniu nasilenia mogą
ulec zaostrzeniu (program powinien generować raporty na temat upływu czasu od wystąpienia danej
sprzeczności, zwracając uwagę kierownika projektu na starsze sprzeczności),
" sporządzanie raportów według zróżnicowanych parametrów, np.:
sprzeczności nierozwiązane,
wygasłe/niedotrzymane terminy,
osoba odpowiedzialna za rozwiązywanie sprzeczności,
kategoria,
" dostarczanie informacji do raportów o stanie zaawansowania projektu,
" zachowywanie spójności procesu oraz dokumentacja sprzeczności można to osiągnąć dzięki rozwi-
janym listom, edycji pól i obowiązkowym rubrykom do wypełnienia (to wymusza spójność opisu).
48 P O R A D N I K D L A S A MO R Z D Ó W T E R Y T O R I A L N Y C H
8.2.3. ZarzÄ…dzanie zmianÄ…
Podobnie jak w przypadku zarządzania sprzecznościami, dostępne narzędzia do zarządzania zmianą są albo
bardzo proste, albo bardzo złożone i zintegrowane z innymi narzędziami. Podstawowe wymagania, jakie stawia
siÄ™ przed oprogramowaniem wspomagajÄ…cym zarzÄ…dzanie zmianÄ…, to:
" zapewnienie informacji zawierającej następujące elementy:
data wniosku o wprowadzenie zmiany,
imiÄ™ i nazwisko osoby wnioskujÄ…cej,
powód proponowanej zmiany,
opis zmiany,
wpływ na projekt,
status: nowy, przyjęty, odrzucony,
termin podjęcia decyzji o przyjęciu/odrzuceniu,
decyzja, uzasadnienie i podpisy,
data przyjęcia lub odrzucenia,
" okres zmian w miarę upływu czasu wpływ zmian jest zróżnicowany (zmiany będą zwykle bardziej
poważne) i program powinien dostarczać raportów na temat upływu czasu od wystąpienia danej pro-
pozycji zmian, zwracajÄ…c uwagÄ™ kierownika projektu na starsze propozycje zmian,
" sporządzanie raportów według zróżnicowanych parametrów, np.:
propozycje zmian, w odniesieniu do których nie podjęto decyzji (nie przyjęte, ani nie odrzucone),
wygasłe/niedotrzymane terminy,
osoba przydzielona do zajęcia się daną propozycją zmiany,
kategoria,
faza projektu,
" dostarczanie informacji do raportów o stanie zaawansowania projektu,
" zachowywanie spójności procesu oraz dokumentacji składania wniosków i aprobowania zmian. Moż-
na to osiągnąć dzięki rozwijanym listom, edycji pól i obowiązkowym rubrykom do wypełnienia, które
wymuszają spójność opisu.
Z A R Z D Z A N I E P R O J E K T E M 49
50 P O R A D N I K D L A S A MO R Z D Ó W T E R Y T O R I A L N Y C H
9. PRZYKAADOWY PLAN
ZARZDZANIA PROJEKTEM I JEGO ELEMENTY
[ Pobierz całość w formacie PDF ]